Z Katarzyną Matlą, koordynatorem projektów unijnych,rozmawiamy na temat dotacji unijnych dla przedszkoli i żłobków.

Jakie zagadnienia poruszamy?

DOTACJE UNIJNE DLA PRZEDSZKOLI I ŻŁOBKÓW W PERSPEKTYWIE NA LATA 2014-2020

• Prawa i obowiązki Beneficjenta
• Stosowanie przepisów dotyczących zamówień- ZASADA KONKURENCYJNOŚCI, ROZEZNANIE RYNKU ORAZ ZAMÓWIENIE Z WOLNEJ RĘKI – WYMAGAJĄCA PRAKTYKA
• Kontrola- DOŚWIADCZENIA BENEFICJENTA
• Ochrona danych osobowych w projekcie – czyli jak dotrzymać warunków umowy o dofinansowanie.

DOTACJE UNIJNE DLA PRZEDSZKOLI I ŻŁOBKÓW W PERSPEKTYWIE NA LATA 2021-2027

• ZAŁOŻENIA DO UMOWY PARTNERSTWA NA LATA 2021-2027- Cel Polityki 4 – Europa o silniejszym wymiarze społecznym (a more Social Europe)

Transkrypcja webinaru

Justyna: Dzień dobry. Witam wszystkich bardzo serdecznie. Na samym początku poczekamy jeszcze dwie, trzy minutki, żeby wszyscy na spokojnie mogli do nas dołączyć. Natomiast moja ogromna prośba, dajcie nam znać na czacie, czy dobrze nas widać i czy dobrze nas słychać, żebyśmy tutaj już te sprawy techniczne mieli załatwione. Mamy nadzieję, że pogoda nam nie popsuje planów, bo przedtem miałyśmy…

Kasia: Oberwanie chmury.

Justyna: Bardzo duże oberwanie chmury.

Kasia: I zaczęło nas zalewać.

Justyna: Ale miejmy nadzieję, że wszystko będzie w porządku. Damy sobie jeszcze minutkę, dwie i będziemy zaczynać.

Kasia: A nie zacina?

Justyna: Dobrze widać, dobrze słychać, no to miejmy nadzieję, że nic nie będzie nas zacinało. Idzie burza, no tak.

Kasia: U nas też była i to potężna.

Justyna: Witamy, witamy. Jeszcze chwileczkę, i będziemy zaczynać.

Kasia: W Krakowie zbiera się na burzę, w Tychach właśnie pada.

Justyna: To po prostu idzie taką falą przez całą Polskę.

Kasia: No.

Justyna: To co, to myślę, że pomalutku możemy zaczynać. Coraz więcej nas dołącza. Witamy wszystkich. Więc oficjalnie jeszcze raz, witam wszystkich bardzo serdecznie na kolejnym webinarze organizowanym w ramach Akademii INSO.

Kasia: Przerwało połączenie w tym momencie.

Justyna: Miejmy nadzieję, że to tylko u pani Joanny z powodu może Internetu. Czy teraz nas słychać?

Kasia: Słychać, widać nas, nie przerywa?

Justyna: Dobrze. Miejmy nadzieję, że to tylko i wyłącznie była może wina gdzieś Internetu, natomiast myślę, że będziemy startować. Czyli jeszcze raz, serdecznie witam oficjalnie wszystkich. Na dzisiejszym spotkaniu będziemy poruszać temat dotacji unijnych. Moim i Państwa gościem jest Katarzyna Matląg. Katarzyna jest koordynatorem do spraw unijnych. Kasiu, Ty już od kilku lat pracujesz w sieci placówek i tam właśnie…

Kasia: Niejednej.

Justyna: W sieci, tak, niejednej placówce i tam właśnie Kasia zajmuje się typowo projektami unijnymi. Podczas dzisiejszego spotkania będziemy poruszać między innymi temat praw i obowiązków beneficjenta. Będziemy również rozmawiać o przepisach dotyczących zamówień, o kontroli, jak ta kontrola ma wyglądać, jak również o ochronie danych osobowych w projekcie. Dzisiejsze spotkanie będzie miało właśnie formę takiej rozmowy, natomiast w drugiej części zrobimy sobie standardową sesję Q&A, na którą ja gorąco zachęcam. Zadawajcie pytania na czacie, na te pytania Kasia później, w tej drugiej części odpowie. Oczywiście jeśli będą jakieś takie pytania stricte dotyczące tematu, który będziemy…

Kasia: To w tym momencie.

Justyna: Tak, który będziemy poruszać, no to postaramy się również te pytania zadać. To myślę, że możemy rozpocząć. Kasiu, może na sam początek opowiedz nam, jak rozpocząć przygodę ze środkami unijnymi? Od czego w ogóle zacząć?

Kasia: No myślę, że tutaj kategoria jest dość wąska, bo mamy temat finansowania unijnego w placówkach przedszkolnych i żłobkowych, no więc myślę, że na początku swojej historii powinno się zacząć tak naprawdę od pomysłu, jak chcemy widzieć nasze przedszkole, naszą placówkę. To, co chcemy w niej robić, ile pieniążków na to będzie nam potrzeba, ile mamy swojego kapitału finansowego. Bo niestety projekty unijne bez tego się nie obywają. Nasze projekty są opłacone wkładem własnym, więc musimy swój kapitał finansowy własny określić proporcjonalnie do kwoty, na jaką chcemy wnioskować. Następnie szukamy sobie dotacji na funduszach europejskich, na rpo.pl. Szukamy harmonogramu, no i patrzymy sobie tam w tym harmonogramie, na kiedy są nabory do danego konkursu, do danej osi. Oczywiście dane osie różnią się w województwach, tak na przykład w małopolskim na żłobkowe projekty, czyli łączenie życia prywatnego z zawodowym, są to oś priorytetowa ósma pod działaniem 8.5, natomiast wychowanie przedszkolne jest zawarte w osi dziesiątej jako działanie 10.1.2. Natomiast w innych województwach trzeba sobie przeanalizować, gdzie te dane środki są usytuowane, w której osi. Wiem, że pomorskie teraz ma działanie bodajże działanie 5.3, więc to łączenie życia zawodowego z prywatnym, czyli projekty żłobkowe. No i następnie przechodzimy do pisania wniosku o dofinansowanie w generatorze ERPO. Tam się logujemy, no i zaczynamy tworzenie wniosku. Na początku wniosku trzeba sobie przeprowadzić diagnozę społeczną naszej grupy docelowej, przebadać wszelkie dane statystyczne, zapotrzebowanie, wywiady z grupą docelową trzeba przeprowadzić, ile takich klientów naszej placówki osiągniemy. Na tej podstawie też definiujemy wskaźniki w projekcie. No myślę, że w trakcie się będą też pojawiać pytania co do tworzenia wniosku o dofinansowanie, bo on stricte jest związany z tym, o czym będziemy teraz omawiać, bo żeby podpisać umowę o dofinansowanie i mieć te swoje prawa i obowiązki beneficjenta, realizować zamówienia publiczne, jeżeli nie dotyczą, jeżeli nie jest to wniosek w wersji uproszczonej, rozliczany w wersji uproszczonej, no więc będą nas obowiązywać zamówienia publiczne, tak zwana baza konkurencyjności, postępowanie w ramach rozeznania rynku lub zamówienia z wolnej ręki, ale to będę zaraz o tym opowiadać. No i na podstawie tego wniosku o dofinansowanie tak naprawdę wszystko się dzieje.

Justyna: Dobrze, czyli zakładając, że realizujemy projekt z dofinansowania unijnego jako beneficjenci środków, podpisujemy umowę, no i mamy…

Kasia: Pod warunkiem, że nasz wniosek o dofinansowanie otrzyma pozytywną ocenę i dojdzie do tego, że jest przekazany do wsparcia.

Justyna: Dobrze, czyli te warunki mamy spełnione. No i mamy jakieś konkretne prawa i obowiązki. Czy mogłabyś nam właśnie przybliżyć bliżej właśnie tą kwestię, jakie te prawa i jakie te obowiązki mamy?

Kasia: To zacznijmy od tego, że żeby mieć te prawa i obowiązki, musimy podpisać umowę o dofinansowanie. No, a żeby ją podpisać, to tak jak mówiłam wcześniej, musi nasz wniosek być pozytywnie oceniony i przekazany do wsparcia finansowego. Przekazanie umowy polega na… podpisanie umowy odbywa się w dość takim wydłużonym czasie, bo każdemu się wydaje, że przychodzi nasz wniosek i będziemy mieć to w przeciągu tygodnia. No nie. Tutaj we wniosku o dofinansowanie też trzeba sobie zawrzeć takie widełki czasowe na właśnie podpisanie umowy, a okres, start realizacji projektu, bo czasem to jest nawet miesiąc, czasem dłużej. Z doświadczenia powiem, że w Małopolskim Centrum Przedsiębiorczości już był hit, było to dwa miesiące na podpisanie umowy i automatycznie musieliśmy przedłużać termin realizacji projektu. Ale jeżeli dojdzie do tego, że już podpiszemy sobie tą umowę, mamy dokumentację całą, załączniki do umowy, które nas też, że tak powiem, obligują do pewnej realizacji projektu według odpowiedniej wytycznej i z tego też wynikają nasze obowiązki, no to wtedy przechodzimy do tej już typowej realizacji projektu. No zaczynamy realizację projektu od tak naprawdę analizy terminów, które nas obowiązują. Ja myślę tak, że zaczniemy może od tego drugiego podpunktu, że tutaj stosowanie przepisów prawa zamówień publicznych, jeżeli nas obowiązują, jeżeli nie, to zasady konkurencyjności, a następnie przejdziemy do sprawozdawczości w projekcie i dalszych tych części. Myślę, że zaczniemy od tego. No więc już na poziomie pisania wniosku o dofinansowanie możemy się spodziewać, czy wniosek będzie zawierał u nas obowiązek przeprowadzania postępowania w ramach zasady konkurencyjności i postępowania w ramach rozeznania rynku. I o co tu chodzi?

Justyna: Dokładnie.

Kasia: Myślę, że spróbuję to jak najbardziej łagodnie przeprowadzić. Jest to temat rzeka, bardzo dużo niuansów, natomiast jest to do przebrnięcia i proszę się tego nie obawiać. Jest to naszym obowiązkiem, że musimy to zrobić, więc myślę, że każdy, kto już realizuje projekt, ma jakąś podstawową już wiedzę na ten temat. No więc już na poziomie pisania wniosku o dofinansowanie, o tworzenie budżetu i harmonogramu zasobu rzeczowo-finansowego możemy założyć, że w realizacji naszego projektu nastąpi stosowanie na przykład postępowania w ramach bazy konkurencyjności, zasady konkurencyjności. I o co w tym chodzi? Dokładnie musimy przeszacować sobie dane kategorie działań, które mamy, zakupów, które będziemy dokonywać w naszym projekcie. Z reguły zaczyna się to od działania, które ujmujemy na wniosku o dofinansowanie. To jest adaptacja pomieszczeń, prace adaptacyjne. I generalnie, jeżeli nie jest to projekt o rozliczaniu uproszczonym, podlega on pod zasoby konkurencyjności, bo będzie przekroczone pięćdziesiąt tysięcy złotych. Do pięćdziesięciu tysięcy włącznie jest rozeznanie rynku, natomiast powyżej pięćdziesięciu tysięcy złotych jest to zasada konkurencyjności. I najczęściej te roboty budowlane, one przekraczają nam te pięćdziesiąt tysięcy, więc tutaj musimy przeprowadzić tą zasadę. No i dalej, jak oszacujemy sobie to pięćdziesiąt tysięcy, przechodzimy do tworzenia tak naprawdę zapytania ofertowego na bazę konkurencyjności. Generalnie baza konkurencyjności jest tak naprawdę związana z przetargiem nieograniczonym, jeżeli chodzi o prawo zamówień publicznych, więc tutaj możemy trochę się posiłkować prawem zamówień publicznych, mimo tego że nas nie obowiązuje. Mimo tego że jesteśmy zwolnieni z tego zastosowania prawa zamówień publicznych, możemy się tym posiłkować. I tworząc zapytanie ofertowe, mamy wiele wytycznych, które musimy spełnić. No na pewno musimy opisać przedmiot zamówienia bardzo szczegółowo i tutaj opowiem już historię z doświadczenia swojego, że nie wystarczy nam napisać, że nasz przedmiot zamówienia to i na przykład montaż brodzików, malowanie ścian. To nie wystarcza. Z doświadczenia wiem, że nawet metry im nie wystarczają. Jeżeli podamy, że na przykład malowanie ścian farbą lateksową i tam podamy tą resztę parametrów, to jest tyle i tyle. Musimy im dokładnie, jakie pomieszczenia i tutaj miałam to właśnie doświadczenie w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Krakowie, właśnie o to mnie pytali, dokładnie, jaką farbą, ile metrów, jakie pomieszczenia. Ja wiem, że to jest troszeczkę przesada, dla mnie też było to przesadą, jednak ode mnie tego wymagali, że przedmiot zamówienia jest za mało szczegółowo opisany, tak żeby potencjalny wykonawca mógł przygotować ofertę, rzetelną, racjonalną ofertę i z ceną rynkową, prawda? No więc tutaj musimy mieć to na uwadze, żeby ten szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zrobić jak najbardziej rzetelnie, przejrzyście, jasno i tak, żeby nawet kontrola, która przychodzi, bo mamy kontrolę, o której będę mówiła, która jest na miejscu w siedzibie beneficjenta i w siedzibie placówki, tak naprawdę bardzo mocno sprawdzają zamówienia publiczne i postępowania w ramach zamówień publicznych, i tutaj mogą mieć obiekcje co do opisu szczegółowego przedmiotu zamówienia. Jeszcze większe schody przychodzą, kiedy mamy zamówienia, właśnie bazę konkurencyjności na wyposażenie placówki, to tutaj szczegółowy opis przedmiotu zamówienia też nie może być za szczegółowy, bo nie możemy używać znaków towarowych. Znaki towarowe są używane tylko w niektórych sytuacjach, natomiast będąc na szkoleniu w Małopolskim Centrum Przedsiębiorczości właśnie z zamówień publicznych, pani dała taką radę, że jeśli już na przykład chcemy kupić coś na przykład, naszym przypadku są to placówki żłobkowe czy przedszkolne, to są dwie takie firmy duże, które po prostu podchodzą i najczęściej z ich katalogów korzystamy, to jest Moje Bambino i Nowa Szkoła. Więc nie możemy podawać tak naprawdę ich nazw towarowych, które oni stosują w swoich katalogach, natomiast radą pani z Małopolskiego Centrum Przedsiębiorczości, którą sama ja osobiście zastosowałam, konstruując szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, ale w projekcie żłobkowym, było nazwanie, że potrzebujemy stołu takiego i takiego, który w Moje Bambino się tak nazywa i możemy dać w typie na przykład Quadro, bo jest taka kategoria mebli, Quadro się nazywa, w typie Quadro, natomiast nie podajemy firmy, że to jest Moje Bambino czy Nowa Szkoła. To tak naprawdę podlega już pod to, że mogą taki opis zakwestionować, jeżeli jest zaburzenie konkurencyjności, że dajemy wytyczne i wymagania w opisie takie, które odrzucają mniejszych wykonawców, prawda? Jeżeli mogą nie spełnić naszych oczekiwań w opisie zamówienia i są przez to wykluczeni. Nie możemy do takiej sytuacji doprowadzić, bo jest to kwestionowane w trakcie kontroli. No jeżeli kontrola nam zakwestionuje przeprowadzenie zasady konkurencyjności i zapytania ofertowego jakby w tym trybie, no są korekty finansowe, nakładają. Pomniejszają tak naprawdę środki dofinansowania w projekcie. Jest to bardzo nieprzyjemna sytuacja. Mogą dać też wskazania, tak? Ale najczęściej, jeżeli jest to duże uchybienie z naszej strony w trakcie konstruowania tego opisu zamówienia, są korekty finansowe i wiem, że je dają. Naprawdę na własnej skórze wiem, że je dają, więc warto tutaj troszeczkę więcej czasu poświęcić na ten opis przedmiotu zamówienia. Tak samo musimy bardzo ostrożni być w trakcie tak naprawdę tworzenia bazy konkurencyjności, bo tam to się tworzy tak naprawdę w takim generatorze, jak ktoś już tworzył, to wie, że ona ma też czas swój i jak się nie zapisze, to się potem to kasuje, trzeba robić od nowa.

Justyna: Złośliwość rzeczy martwych.

Kasia: Tak, ja też się tak nauczyłam na tym, że po prostu jeszcze raz musiałam robić całą bazę od nowa, bo nie patrzyłam na czas. Przechodzimy do tak naprawdę też terminu naszego zamówienia. Musimy mieć na uwadze, że roboty budowlane to jest czternaście dni, dostawy i usługi to jest siedem dni. No myślę, że tutaj Państwo nie przekraczają tej normy unijnej dwieście dziewięć tysięcy, co już miałoby być trzydzieści dni, natomiast, no te dwa terminy, biegu terminu ciągu, to musimy pamiętać, roboty budowlane czternaście, usługi, na przykład catering i dostawy na przykład wyposażenia to siedem dni. I liczymy je zawsze, i to tutaj też trzeba być bardzo ostrożnym i po prostu z dozą takiej rzetelności po prostu przeliczać z kalendarzem. Jeżeli wstawiamy w danym dniu, czyli będzie to na przykład poniedziałek, to czas nie leci od poniedziałku, nawet jeżeli to zrobimy rano. Czas leci dopiero od wtorku, czyli od godziny dwudziestej czwartej we wtorek liczymy siedem albo czternaście dni. I czas też mija w ostatni dzień, ale nie o godzinie szesnastej na przykład dajmy na to po tych siedmiu dniach, tylko o godzinie dwudziestej czwartej. Ja na przykład w swoich zamówieniach stosuję takie, że do dwudziestej trzeciej pięćdziesiąt dziewięć pięćdziesiąt dziewięć. Nie daję godziny właśnie szesnastej. To jest kwestionowane, to jest zaburzenie, to jest skrócenie terminu i za to jest korekta finansowa, bo na przykład od godziny szesnastej do godziny dwudziestej czwartej ktoś chciał nam złożyć ofertę, a myśmy mu to uniemożliwili i za to też są korekty finansowe. Jest to kwestionowane. Natomiast też w protokole uwzględniamy, o tym też będę mówić za chwilę, o godzinach, o tym wszystkim, co musimy ująć w protokole, żeby to było jak najbardziej rzetelnie i szczegółowo opisane w protokole, że jak przyjdzie nam kontrola, żeby widzieli cały proces naszego postępowania. I moją radą, taką prywatną, po realizacji projektu przedszkolnego, który zakończył się w tamtym roku, ale przechodziłam kontrolę właśnie zamówień publicznych i wszelkiej rekrutacji i dokumentacji, której ode mnie wymagali, czyli całościową projektu już wtedy, bardzo mocno sprawdzali te właśnie daty, bardzo mocno sprawdzali całe biegi. I też właśnie ten protokół stworzyłam mniej szczegółowo po prostu i bardzo dużo pytań mieli do mnie. No jeżeli tych postępowań prowadzi się kilka, no więc pewne rzeczy nam mogą uciekać, prawda? No i przy kontroli to nie jest dobrze odbierane. Najlepiej już wszystko zawrzeć sobie w protokole, zgodnie z godzinami, datami i w ogóle, i po prostu taki protokół, który oni sobie tam wybiorą do próby, już będzie wszystko zawierał, więc mogą mieć mnóstwo pytań, prawda? No i jeżeli protokół nie jest szczegółowy, mają pytania, trzeba dość mocno się tłumaczyć, na przykład print screeny robić ze stron, no bardzo dużo rzeczy. Najlepiej te print screeny już załączyć jako załącznik do protokołu. No więc to po prostu nam ucieka i to też obrazuje naszą rzetelność w prowadzeniu. Jeżeli tego nie ma, pytają, wymagają. W dniu, kiedy są, prawda? To jest na gorąco wtedy, na bieżąco, to wtedy po prostu nie ma możliwości na potknięcia. Musimy o tym pamiętać, że będziemy musieli coś takiego zrobić, więc lepiej to sobie już wcześniej przygotować.

Justyna: Dobrze, czyli zakładając, że jesteśmy teraz już po realizacji projektu.

Kasia: A jeszcze jest postępowanie w ramach rozeznania rynku.

Justyna: Aha, okej. Jeszcze mamy tutaj.

Kasia: Jeszcze co do bazy konkurencyjności to jeszcze po prostu parę zdań tylko na temat kryteriów, też bardzo proszę się nad tym zastanowić. Jedynym kryterium, które nas obowiązuje i możemy uwzględnić, to jest kryterium ceny. I może być to jedyne kryterium, nie musimy uwzględniać innego kryterium. Jednak czasami w projekcie, we wniosku o dofinansowanie pojawiają się informacje, które sami zawieramy, pojawiają się informacje, które wymagają od nas na przykład ujęcia dodatkowych kryteriów, które musimy ująć właśnie na przykład w bazie. Czyli na przykład kryterium doświadczenia, jeżeli przyjmujemy kadrę specjalistyczną na przykład, ale to nie jest doświadczenie na przykład wykonawcy. To są dwa różne człony. Bo na przykład wybierając kadrę, my robimy zamówienie, ale może się zgłosić firma, która dostarczy nam tak naprawdę pracowników, no i wtedy możemy wymagać w naszym zamówieniu, że ten dany pracownik, którego nam przyślą, musi mieć konkretne doświadczenie i wtedy my możemy wprowadzić takie kryterium. Natomiast odradzam wprowadzanie kryterium tak naprawdę podmiotowego, tyczącego się wykonawcy, bo tutaj w takim przypadku wykonawcą będzie ta firma, ale wysyła nam o pracownika, od którego my wymagamy doświadczenia, no czyli tutaj będą na przykład specjaliści, których my na przykład przyjmujemy na umowy zlecenia, bo na umowę o pracę nie robimy bazy. Natomiast w protokole warto sobie ująć właśnie wszelkie godziny wpłynięcia ofert, daty, wszelkie na przykład też, jeżeli negocjujemy z wykonawcą albo mamy pytania, bo my tak naprawdę jako zamawiający mamy prawo żądania wyjaśnień do oferty, nie musimy jej od razu wyrzucać, odrzucać, tylko możemy zażądać jeszcze wyjaśnień wykonawcy, zanim ją wybierzemy. No więc dni kalendarzowe tak, dni kalendarzowe. Siedem kalendarzowych, czternaście, tak. Ale jeżeli nam, tutaj właśnie już od razu odpowiem na to pytanie, jeżeli te dni końcowe, które kończą ten bieg czasu wypadają w święto bądź w sobotę i niedzielę, to przekładamy to na poniedziałek, czyli nie robimy tego w sobotę, nie możemy, dajemy te dwa dni, dopiero dajemy to w poniedziałek. Jeżeli jest święto, to dnia następnego. I też proszę nie robić tego, że zrobimy to o szóstej rano, tylko ja tak z doświadczenia wiem, że najlepiej jest zrobić otwarcie kopert z ofertami na przykład od dziewiątej. Po prostu bezpiecznie zrobić od dziewiątej albo nawet od godziny szesnastej następnego dnia, po prostu po upływie. To jest dobrze odbierane w protokole i w ogóle potem przy kontroli naszych projektów jest dobrze odbierane, że nie ucinamy szybko wykonawców, że po prostu dajemy im możliwość pełnego złożenia oferty, w pełni komfortowych warunkach, nie z pośpiechem, prawda? Że nie ucinamy im tego terminu. Dni kalendarzowe. I pamiętamy, jak się kończy termin sobota, niedziela, to przekładamy na poniedziałek otwarcie kopert. I tak, jeszcze mamy postępowanie w ramach rozeznania rynku. Jeżeli w naszym projekcie przeprowadzamy szacowanie na poziomie wniosku o dofinansowanie, jeżeli to są placówki niepubliczne, czyli zakładane przez przedsiębiorstwo lub osobę fizyczną, to wtedy przeprowadzamy to szacowanie, robimy notatkę z szacowania, wychodzi nam dwadzieścia tysięcy coś tam, coś tam. I to przewyższyło nam dwadzieścia tysięcy, wtedy mamy postępowanie w ramach rozeznania rynku. Tutaj musimy wysłać zapytania ofertowe albo ogłosić na stronie internetowej. Jeżeli zapraszamy do składania oferty mailowo, robimy print screeny potwierdzenia wysłania. Najlepiej, żeby nam ktoś potwierdził, że otrzymał takie zapytanie. Jest multum tego. Ja tutaj opisywałam w skrypcie, więc tam macie wszystko szczegółowo rozpisane, tak samo bazę konkurencyjności. I muszą nam wpłynąć minimum dwie, no bo wiadomo, musimy porównać dwa cenniki tak naprawdę. I tutaj jeszcze co do bazy konkurencyjności nowość, kiedy tego nie było wcześniej, to jest od roku bodajże albo półtorej, musimy wymagać cenników lub formularzy cenowych, czyli musimy mieć porównanie cenowe. Tego nie było wcześniej. Jest to dość żmudna praca dla potencjalnego wykonawcy. Każdą pozycję musi nam rozpisać brutto i netto, więc to jest nowość i proszę o tym pamiętać, żeby to tworzyć, bo to też jest kwestionowane. Jeżeli tego nie ma, to jest zaburzenie zasady konkurencyjności i jest kwestionowane, może być nałożona kara finansowa w projekcie, obniżenie.

Justyna: Okej, czyli teraz…

Kasia: I z rozeznania rynku też tworzymy protokół. No oczywiście tworzymy protokół, ale tutaj jest jedna rzecz, bo z bazy konkurencyjności jesteśmy zobligowani do podpisania umowy z wykonawcą, tak jak normalnie w przetargu tym nieograniczonym, natomiast z rozeznania rynku stwarzamy protokół, ale nie musimy, niekoniecznie, ale jeżeli chcemy, to możemy, podpisać umowę. Ale jeżeli takiej umowy nie podpisujemy, to musimy mieć wszelką dokumentację, fakturę rozliczeniową, tą ile pieniążków wydaliśmy i najlepiej to bardzo dobrze sobie też logicznie składać, tak żeby to całe postępowanie, cała ta droga postępowania też była taka rzetelna i jednoznaczna, i klarowna wizualnie dla kogoś, kto to będzie kontrolował, prawda? Że jest po prostu jasne i klarownie prowadzone, jak to przeprowadziliśmy. I też pod protokół podpinać wszelkie notatki, wszelkie print screeny, potwierdzenia, maile, wszystko sobie podpinać z datami, żeby były widoczne, z godzinami, ze wszystkim. Najlepiej tak po prostu i wtedy kontrola po prostu nie ma pytań głębszych. Niuanse się zawsze zdarzają. To nie ma tak, żeby się nie zdarzały, ale warto sobie to wszystko podpinać, właśnie nawet print screeny tego, że publikowaliśmy na stronie, żeby było widać datę. Nawet tutaj publikację na bazie konkurencyjności, to samo, print screen, że udostępniliśmy. Najlepiej sobie to wszystko wydrukować z bazy z godziną, z datą i też w bazie konkurencyjności bardzo ważne jest, jak mamy te oferty, wybraliśmy tych wykonawców, musimy wstawić na bazie konkurencyjności wyniki, ale to nie tylko tych wykonawców, których wybraliśmy, ale wszystkich, wszystkie oferty, z datą, godziną, ceną netto, ceną brutto. I to najlepiej zrobić sobie print screen, zrobić sobie załącznik do protokołu i mamy czarno na białym, że upubliczniliśmy wyniki, bo to musi być potwierdzenie upublicznienia wyników na bazie konkurencyjności, jeżeli stosujemy zasadę konkurencyjności w projekcie. Jeżeli nam kwota robót, działań, zakupów przekroczyła pięćdziesiąt tysięcy, to jesteśmy do niej zobligowani i warto się do niej przyłożyć, bo jest bardzo kontrolowana w trakcie kontroli. Justyna: Bardzo dużo informacji, jeśli chodzi o sam etap realizacji projektu.

Kasia: Tak, to jest pierwszy etap, kiedy nam przejdzie, po prostu podpiszemy umowę i musimy zacząć, prawda? Czyli zaczynamy od adaptacji, musimy kupić wyposażenie, musimy kupić pomoce dydaktyczne, musimy to przecież, no jakoś zakupić. No i właśnie tutaj wynikają nasze obowiązki, że jako beneficjenci tej kwoty dwadzieścia tysięcy, rozeznania rynku ponad dwadzieścia tysięcy, ponad pięćdziesiąt baza konkurencyjności. I to, co powiedziałam pokrótce tak naprawdę, musimy stosować, po prostu. I bardzo rzetelnie do tego podchodzić, bo przy kontroli na miejscu po prostu cały ten segregator, który będziemy mieć, to po prostu będzie obracany tysiąc razy i to jestem tego pewna. Przeszłam to na własnej skórze dwa razy i naprawdę kontrolują wydatkowanie, czy jest po prostu wydatkowanie zgodnie ze wnioskiem o dofinansowanie i w ogóle czy nie dochodzi do podwójnego finansowania, bo osoby, które realizują projekty żłobkowe, też miały możliwość, tak jak my, realizacji automatycznie dofinansowania z Malucha Plus, moduł trzeci, czyli też na adaptacje, na tworzenie nowych miejsc. I tutaj bardzo ważna rzecz, trzeba tworzyć sobie taki załącznik w Excelu, nie wiem, u nas WUP to wysłał po prostu do nas taki wzór, ale wiem, że to sobie po prostu wymagają, a po prostu samemu się to tworzy, rozdzielenie, co finansujemy z EFS-u, a co finansujemy z Malucha. Tak klarownie to trzeba rozpisać, tak dokładnie, żeby nie dochodziło do przesłanki, że dochodzi do podwójnego finansowania. Jeżeli dojdzie do podwójnego finansowania, jesteśmy zobligowani do zwrotu środków. Także tutaj warto, to są takie niuanse. Ale jeżeli ktoś to realizuje właśnie w parze, tak jak my, ale jest jeden plus, dobra, wysilimy się, ale jest jeden plus takiego łączenie projektów, co nie? Wkładem własnym w projekcie w EFS-ie może być to, co wkładamy z Malucha, czyli nie nasze pieniądze, ale pieniądze Malucha.

Justyna: Jest plus.

Kasia: Jest plus ciężkiej pracy, no bo jest to czasochłonne, nie da się tego ukryć, jest to czasochłonne, połączenie nawet samej tej dokumentacji, ale się opłaca, bo na przykład możemy uciec właśnie od wkładu własnego, że możemy go wykładać z Malucha, czyli nie z naszych pieniędzy prywatnych czy z cateringu, tylko właśnie z tego, co wykładamy z Malucha.

Justyna: Dobrze, czyli jesteśmy teraz już po realizacji projektu unijnego. Czy jako beneficjenci mamy też jakieś tu obowiązki na tym etapie, już po realizacji projektu?

Kasia: Tak, musimy co do zasady, głównej zasady, musimy wywiązywać się ze sprawozdawczości, czyli harmonogramy merytoryczne, harmonogramy płatności, wnioski o płatność i wszelkie inne rzeczy. Coś się zacięło?

Justyna: Coś się paniom zacina, ale…

Kasia: Jest potrzebny wkład własny, tak.

Justyna: Być może to jest właśnie wina Internetu, u nas wszystko dobrze działa, burze przeszły.

Kasia: Dobra, bo ja dużo mówię, a tak nie zerkam na to. I tak, i mamy tutaj sprawozdawczość. Jak ktoś słyszy wniosek o płatność, to już mu jest źle, ale jesteśmy do tego zobligowani. Natomiast harmonogram płatności składamy, czasem on jest zmieniany, bo jak mamy zmiany w projekcie. Jeszcze bardzo ważna rzecz jest taka, mamy prawo jako beneficjenci robić zmiany w projekcie, ale nie możemy ich robić samowolnie. Po prostu musimy je uzgodnić z opiekunem projektu, który czuwa nad nami i wszelkie inne też rzeczy nad nami kontroluje, czyli też daje próby i tak dalej. To będę mówić przy wniosku o płatność. Bardzo ważne jest, żebyśmy pamiętali o tym, że jeżeli cokolwiek nam nie idzie w tym projekcie, bo zdarzają się takie sytuacje problemowe w projekcie, które nie jesteśmy w stanie przewidzieć na poziomie pisania wniosku o dofinansowania. Są to czasem po prostu sytuacje, który wynikły na teraz już i wiemy, że na przykład termin realizacji będzie musiał zostać wydłużony. Wtedy będziemy zmuszeni do tego, żeby wprowadzić zmiany w projekcie, we wniosku o dofinansowanie. Jeżeli taka konieczność zachodzi, musimy wtedy konsultować to z opiekunem, który konsultuje to z kierownikiem i wtedy mamy wydanie główne w systemie SE, że mamy zgodę na zmiany projekcie. I wtedy mamy zmianę tak naprawdę wszystkiego, co będziemy robić teraz, czyli harmonogramów płatności, wniosków o płatność, sprawozdawczości. To wszystko się zmienia wtedy. Co do harmonogramu płatności, harmonogram płatności tworzymy zaraz po podpisaniu umowy i jest to taki zbiorczy harmonogram tego, jak będzie wyglądała realizacja naszego projektu, czyli co dane działania, dane kwoty będą w tych ramach czasowych po prostu się wydarzały, tak, będą się wydarzały. Tam sobie po prostu bierzemy, że na przykład w pierwszym okresie będziemy robić adaptację, zrobimy zakupy i to będzie taka i taka kwota, że to będą wydatki inwestycyjne, tu będą bieżące, następnie w następnym już będą tylko bieżące, bo już nie będziemy robić zakupów, prawda? No więc to wszystko musimy sobie jeszcze przeanalizować we wniosku o dofinansowanie i wprowadzić w harmonogram płatności. Co do wniosków o płatność, są różne sposoby instytucji pośredniczących co do terminów wniosków o płatność. Najczęściej… jaki pani… będzie, będzie.

Justyna: Pytanie, czyli co? Będziemy od 2021.

Kasia: Dobra, ja już nie przerywam, nie patrzę tutaj.

Justyna: Będziemy o tym później rozmawiać.

Kasia: Jeżeli sobie to zrobimy, to ten termin jest zazwyczaj co trzy miesiące, takie dają wskazania, że nie częściej, nie rzadziej niż trzy miesiące. U nas praktycznie we wszystkich projektach jest raz na trzy miesiące. W jednym mamy co pół roku, ale mówię, nie polecam co pół roku. To są bardzo duże terminy, to są bardzo duże zaliczki. Jeżeli nie rozliczymy jednej zaliczki w wysokości siedemdziesięciu pięciu procent, no czasem to się zmienia, bo to trzeba czytać w regulaminie, bo to każdy projekt ma inaczej, ale ja mogę na swoim przykładzie tego projektu, jest siedemdziesiąt pięć procent, jeżeli tego nie rozliczymy, nie możemy wnioskować o kolejną. Więc okresy półroczne są dla mnie zbyt długie. Z praktyki mówię, te trzymiesięczne są naprawdę takie uniwersalne z tego względu, że nawet jeżeli, tak jak mówiłam wcześniej o tym, że mogą wystąpić sytuacje problemowe, to jesteśmy w stanie podjąć działania jako beneficjenci. Jesteśmy zobowiązani do tego, żeby te sytuacje problemowe rozwiązywać na bieżąco, żeby dokładać wszelkich starań, żeby one po prostu nie występowały albo żeby zostały rozwiązane. To kontrola będzie pytać, bo jak ktoś już realizuje, to wie, że korzysta się z systemu SE i mamy taką zakładkę sytuacje problemowe, i tam się po prostu to opisuje. Oni potem, jak kontrola przychodzi, ona to analizuje i potem pyta, co zrobiliśmy jako beneficjenci, żeby zapobiec, a jeżeli się nie udało zapobiec, bo nie miał beneficjent takiej możliwości zapobiec takiej sytuacji problemowej w projekcie, to jakie rozwiązania naprawcze wprowadził. I to też musimy dokumentować. To nie może być tak, że my przy kontroli powiemy, że zrobiliśmy to, to, to. Oni od razu zapytają, no więc dobrze, a gdzie jest to, to, to na potwierdzenie, bo muszą mieć potwierdzenie, że my jako beneficjenci działamy, cały czas działamy, żeby te środki były wykorzystywane racjonalnie, tak? Że nie wydaliśmy ich sobie tak, że wyszła sytuacja problemowa, bo na przykład wyszło, że nie uzyskaliśmy w terminie, mamy zagrożenie tego, że nie uzyskamy wpisu do rejestru żłobków odpowiednio, a zrobiliśmy już adaptację, więc my tutaj musimy już to po prostu sygnalizować jakby instytucji pośredniczącej. No i wtedy okresy trzymiesięczne są lepsze, bo my wtedy jesteśmy w stanie to przewidzieć, czy na przykład rozliczymy te siedemdziesiąt pięć procent tej zaliczki i możemy podjąć pewne działania, i już móc wnioskować o kolejne, prawda? We wnioskach o płatność też opisujemy dokładnie, co zrobiliśmy, według jakiej zasady, czy to było postępowanie w ramach rozeznania rynku, czy to było postępowanie na bazie. To wszystko tam opisujemy we wniosku o płatność. Też opisujemy takie rzeczy, jak koszty pośrednie, czyli rekrutacje, działania informacyjno-promocyjne pod tym względem, co jeszcze planujemy, jaką mamy grupę docelową, ile zrekrutowaliśmy, ile mamy w zamiarze jeszcze zrekrutować albo zrekrutowaliśmy całą. No więc tutaj już wszystko w tym wniosku o płatność sobie zawieramy. Proszę się tego nie bać, proszę pisać prawdę najlepiej. I też odradzam wodolejstwo. Po prostu w takim wniosku o płatność proszę nie lać im wody dużo, bo im więcej im polejemy, tym oni więcej będą nam sprawdzać. Najlepiej pisać rzeczowo, zrobiliśmy to, to, to. Zrobiliśmy to według tego, tego, tego. W kolejnym okresie sprawozdawczym będziemy robić to, to, to, w taki, taki sposób i po prostu najlepiej im to robić rzeczowo i jak najkrócej po prostu, lakonicznie, po prostu tak, żeby to nie było lanie wody. No i po takim wniosku o płatność wysyłamy go do naszej instytucji pośredniczącej i to już jest ta gorsza strona rozliczania projektu i tak naprawdę realizacji projektu, bo przechodzi nam próba dokumentów, po tym, co tam wypełniamy, uczestników, monitorowanie uczestników, te dokumenty właśnie z zamówień wysyłamy. Piszemy im w ogóle o tym i wysyłamy im to, i oni po prostu nam rysują próbę dokumentów, jakie będą chcieli, czyli faktury, że napisaliśmy, że według zasady konkurencyjności, no więc będą od nas wymagać wszelkiego, co było na bazie umów, protokołów odbioru, potwierdzenia zapłacenia rachunków bankowych, wyciągów bankowych, wszystko, wszystko, wszystko. To skanujemy, wysyłamy im. Jeżeli wystąpią według nich jakieś nieścisłości dla nich niezrozumiałe, będą dalej prosić o wyjaśnienia. Jeżeli będzie dalej to dla nich niejasne, nieklarowne, że coś zrobiliśmy nie w ten sposób, to po prostu możemy spodziewać się, że możemy mieć kontrolę, ale mogę pocieszyć, że po prostu teraz kontroli nie ma na miejscu, bo jest Covid. Robią to w sposób zdalny. Jedyny minus takiej kontroli, ciągnie się nawet pół roku. Nie widzimy się osobiście, mniej stresu, ale ciągnie się bardzo długo. Natomiast jeżeli jest przychodzą na miejsce, trwa to dwa dni. Jeszcze opowiem właśnie może teraz o tych kontrolach powiemy.

Justyna: No właśnie tak się zastanawiam, no korzystając z dofinansowań unijnych, no każdy z nas raczej wiąże się z tym, że te kontrole jednak będą.

Kasia: Będą.

Justyna: Czy możesz nam właśnie przedstawić, jakich tych kontroli możemy się spodziewać w trakcie realizacji projektu, a na przykład jakich już po zakończonym projekcie?

Kasia: No więc tak, z doświadczenia z realizacji tych projektów, które miałam, ja wiem, są podręczniki, mamy rozpisane to wszystko, że mamy na miejscu, że mamy doraźne, mamy bez zapowiedzi, mamy takie, owakie, krzyżowe i w ogóle. Ja powiem tak, zawsze są. Monitoring jest zawsze. Jest on bez zapowiedzi. Jeszcze ani razu się nie zapowiedzieli, że będą na monitoring. Po prostu przyjechali i chcieli sobie zobaczyć, czy placówka jest, jak jest zrobiona, jakie są zajęcia. I ten monitoring odbywa się na podstawie harmonogramu zadań merytorycznych, które my sami osobiście im wysyłamy, więc bardzo proszę z rozwagą robić ten harmonogram zajęć merytorycznych, jak w żłobku. Nie jest to problemem, bo mamy na przykład w żłobku tą funkcję opiekuńczą, więc tam będzie rozkład ramowy dnia, prawda? No więc tutaj tak, dobra, mamy jakieś zajęcia dodatkowe, to też to wpisujemy. No więc oni przyjdą w tych porach, kiedy tak naprawdę funkcjonuje nam żłobek, prawda? No to tam jak mamy przyjęte we wniosku o dofinansowanie w naszym przypadku, to jest od szóstej do osiemnastej, tak? No więc w tych godzinach nam się mogą pojawić. Sytuacja komplikuje się w przypadku przedszkoli, bo tam już mamy podstawę programową, tam mamy zajęcia, tam mamy zajęcia dodatkowe i wszystko to rozpisujemy w harmonogramie zajęć merytorycznych, który im przesyłamy w systemie SE. Na tej podstawie oni sobie wybierają termin i godziny, w których się pojawią na monitoringu i wchodzą na konkretne zajęcia. Więc jeżeli ich nie będzie, nie będzie dokumentacji tych zajęć, no to naprawdę mocno współczuję. Bardzo współczuję, bo wtedy jest automatycznie kontrola doraźna. Przyjeżdżają, siedzą ile trzeba wtedy, kontrolują wtedy wszystko. Następną kontrolą jest ta kontrola taka zapowiedziana, o której tutaj już trochę wspominałam. Najprawdopodobniej oni się odezwą, że będą, dadzą nam pięć dni na przygotowanie tych dokumentów, które będą chcieli, czyli wszystkich dokumentów. To ja mówię, że to tak fajnie wygląda, jak przysyłają to, że będą postępowania kontrolne w miejscu, w siedzibie beneficjenta bądź w miejscu realizacji projektu i wysyłają nam cztery podpunkty. Sobie myślimy o, super, dobra, mało będzie. Okazuje się, że to jest wszystko. Bo słuchajcie, zaczyna analizować, to okazuje się, że to jest cała dokumentacja, dokumentacja tak naprawdę właśnie postępowań, zamówienia publiczne, baza, postępowanie w ramach rozeznania rynku, zamówienia z wolnej ręki, wszelkie szacowania, potem, już o tym mówiłam, potem będziemy mieć rekrutację, całe postępowanie rekrutacyjne, włącznie z akcją promocyjną rekrutacyjną. Wszelkie dokumenty wtedy będą potrzebować, będą potrzebować też protokoły z rekrutacji, listy rankingowe, listy podstawowe, listy rezerwowe. Będą też na pewno potrzebować print screenów ze stron internetowych naszych przedszkolnych, tam tego przedszkola. I nadmieniam to, że jesteśmy zobowiązani w trakcie realizacji przy tworzeniu i w ogóle zatrudnianiu do realizacji wytycznych w ramach równości szans kobiet i mężczyzn i dostępności dla osób niepełnosprawnych. I tutaj nadmieniam przy rekrutacji, że przy kontroli bardzo też mocno są na to nastawieni. Sprawdzają wszystko, włącznie od barier architektonicznych po na przykład, czy w naszej grupie docelowej i tej zrekrutowanej pojawiają się osoby z dysfunkcjami słuchu, wzroku, jaka jest czcionka, jaki jest kontrast na stronie internetowej dokumentu. Nawet przetłumaczenie na język migowy dokumentów rekrutacyjnych szczególnie. Bardzo proszę na to zwracać uwagę na stronach internetowych, żeby to było klarowne, przejrzyste, proszę nie używać jakichś ozdobników. Ich to drażni bardzo, bo to jest dla osób, które mają wadę wzroku, bardzo utrudniające pobieranie dokumentów. Bardzo ważne jest, żeby było mocno rozpisane, gdzie udostępnialiśmy, jak udostępnialiśmy. Ważne jest, żebyśmy na stronie, tam, gdzie mamy rekrutację, opisali coś takiego jak równość szans kobiet i mężczyzn, i dostępność, co w naszej placówce zrobiliśmy, jakie są udogodnienia. Żeby to było na stronie. To nie tylko, że my to zrobiliśmy, tylko żeby był do tego opis. Ważne, żebyśmy w trakcie takiej akcji promocyjnej uwzględnili takie rzeczy jak artykuły tamte prasowe czy na portalach informacyjnych. Wszelkie te informacje, które zawarliśmy co do rekrutacji we wniosku o dofinansowanie, muszą być zrealizowane i sprawdzone. Naprawdę jeżeli ujęliśmy, że damy artykuł na portalu informacyjnym, on ma być. Nie tylko print screen, ale też wszelkie dokumenty, na przykład ilość wejść, też pytają o to, ile było wejść. Jeżeli daliśmy sobie, nie wiem, że będzie informacja w ogłoszeniach parafialnych, musimy mieć potwierdzenie od księdza, że on to zrobił. Po prostu. Musi być potwierdzone to, co ujęliśmy w tym zakresie informacyjnym o rekrutacji, informacyjnym o projekcie, po prostu zrealizowane i potwierdzone. To naprawdę wydaje się błaha sprawa, ale naprawdę czepiają się tego. O to się czepiają, sprawdzają, robią sobie nawet print screeny sami stron naszych i po prostu sobie potem to zderzają z tym, co my im dajemy, więc proszę być uważnym na tym, żeby nie zmieniać tego w trakcie, bo lepiej się przyznać do błędu niż po prostu lawirować na tym, bo oni naprawdę potrafią robić sobie print screeny naszych stron wcześniej, zanim do nas zgłoszą taką potrzebę, że coś takiego potrzebują. Więc tutaj bardzo ważne jest to, żeby mieć to, po prostu kontrola na to patrzy. Potem, no to to jest w trakcie, najgorsze są kontrole doraźne, takie na przykład jak ktoś doniesie na nas, jakiś rodzic albo coś, to już jest w ogóle masakra jedna wielka. Po prostu to są też kontrole bez zapowiedzi wtedy. Po prostu kontrolują też wszystko. Są wywiady z rodzicami, telefony. Po prostu to wszystko, co mamy w formularzach, dzwonią, pytają rodziców, przychodzą na placówkę, rozmawiają z rodzicami na placówce. Jest to naprawdę stresująca sytuacja. U nas nie było takiej, więc nie mam jako tako doświadczenia, żeby powiedzieć coś więcej, ale wiem, z tego, co jeździmy na te szkolenia i rozmawiamy i z opiekunami, i z kontrolerami, to, że są takie sytuacje, że po prostu, no już dość konkretne. No i ostatnią tam kontrolą, bo są też te kontrole krzyżowe, jeżeli ktoś realizował projekt w latach 2007-2013 i realizuje teraz, to mogą być kontrole krzyżowe, czy nie dochodzi do finansowania kolejnego tych samych działań, więc tutaj są kontrole krzyżowe na podstawie… znaczy, żeby wykazały to, że nie występuje podwójne dofinansowanie. Więc bardzo proszę być też uważnym przy łączeniu projektu unijnego z Maluchem, bo sprawdzają, mają kontakt między sobą, mają wglądy do swoich systemów, zderzają to ze sobą, więc kontrole krzyżowe są, czy nie ma podwójnego finansowania. Po zakończeniu realizacji projektu jesteśmy zobowiązani do utrzymania tak zwanej trwałości projektu, która jest rozumiana jako instytucjonalna gotowość beneficjenta do świadczenia usług, takich samych jak były w projekcie. Czyli jeżeli na przykład po zakończeniu projektu nasza grupa docelowa spada, na przykład przez chwilę ich nie mamy, ale musimy wykazywać tą gotowość, czyli jeżeli nawet pojawi się jedno dziecko, jeden rodzic, to musimy świadczyć wszystkie usługi, które były w projekcie. Nie możemy sobie czegoś wycofać po prostu, bo po prostu to jest dalej wsparcie. No i tutaj mamy kontrolę trwałości, też przyjeżdża. Tak naprawdę kontrola też przebiega, tej trwałości, że oni to kontrolują na podstawie tego, co my dajemy w sprawozdaniach z trwałości, też w systemie. No, ale nam się zdarzyło, że z trwałości przyjechali do nas i sprawdzali. No i sprawdzali, także też byłyśmy zaskoczone, ale przeszło, bo dalej działa, przecież placówki nasze działają, więc byłyśmy tylko zaskoczone, ale przyjeżdżają. Niedotrzymanie trwałości wiąże się z zwrotem stu procent kwoty, którą dostaliśmy, więc nie warto.

Justyna: Nie warto.

Kasia: Jeżeli są to bardzo duże projekty, no to jest to naprawdę kara naprawdę dość konkretna. To już naprawdę nie życzę nikomu, po prostu nie życzę nikomu. Nie życzę nikomu, no ale wierzę w to, że jeżeli ktoś już bierze się za realizację projektu i tak naprawdę korzystania ze środków publicznych, no to zakłada, że będzie jednak działał, tak? Po prostu, że będzie jednak działał i będzie to wsparcie po prostu realizował cały czas, po prostu co do zasady.

Justyna: Rozumiem, że w ramach projektu, tych uzyskanych środków unijnych, my możemy zakupić jakiś sprzęt, możemy wyposażyć salę, zaadaptować pomieszczenie.

Kasia: Tak naprawdę możemy zrobić sobie placówkę od samych podstaw tak naprawdę do długopisów dla dzieci, może do kredek.

Justyna: A jak wyglądają takie prawidłowe procedury wydatkowania tych pieniędzy?

Kasia: Znaczy to właśnie tak jak mówiłam tutaj wcześniej, to są procedury zamówieniowe, to postępowanie, to jest zasada konkurencyjności i zamówienia z wolej ręki. Tutaj nadmienię co do tych zamówień z wolnej ręki, że jak na przykład prowadzimy postępowanie na bazie konkurencyjności wiele razy, jedno wstawienie, nikt się nie zgłosił, drugie wstawienie, nikt się nie zgłosił, trzecie wstawienie, nikt się nie zgłosił, to do kontroli tak naprawdę musimy mieć przygotowane uzasadnienie, czy analizowaliśmy, dlaczego nikt nam nie składa ofert. Bo może być to na przykład wygórowane nasze oczekiwania względem tego, co naprawdę mamy w projekcie, że nie jest to konieczne i po prostu wykonawcy się boją, że nie zrealizują tego, a są obciążone karami, prawda? Umownymi, tak? To musimy mieć to na względzie. No więc musimy coś takiego zrobić, że przeanalizowaliśmy, że na przykład wprowadziliśmy takie zmiany na drugie wstawienie, że na przykład obniżyliśmy kryteria. I może być to na przykład, że obniżyliśmy, jak mamy kryteria na przykład w robotach budowlanych, kryteria cena i kryteria gwarancja, no więc, że obniżyliśmy ten czas gwarancji. Dobrze, no to następnym razem już dobra, no to już schodzimy z tej gwarancji. Dobra, dalej się nikt nie zgłosił, no więc dalej uzasadniamy, czemu w ogóle, no jest taki popyt, tak rynek wchłonął wszystkie firmy budowlane, że nikt po prostu, no nie ma, no. No i wtedy bierzemy z wolej ręki. Właśnie dlatego warto to wszystko uzasadniać, czemu się nam nikt nie zgłasza, bo to będzie podstawą do tego, że uzasadniamy, czemu musieliśmy wziąć kogoś z wolnej ręki, ale to nie oznacza, że możemy to zrobić sobie samowolnie, byle jak. Robimy to na tej samej zasadzie jak na bazie konkurencyjności, czyli znaleźliśmy firmę. Dobra, ona nie składa nam na bazę dokumentacji, nie składa nam po prostu tak, że był termin i w ogóle, jest już po bazie, były trzy wstawienia, nikt się nam nie pojawił, ale wypełnia te same dokumenty, które musiałby wypełnić, jakby składał ofertę na bazie. I to jest bardzo ważne, proszę o tym nie zapominać, wtedy nie robimy protokołu, ale mamy te same dokumenty, czyli mamy wszelkie oświadczenia. Pamiętajmy o oświadczeniach o braku powiązań kapitałowo-osobowych. Jest to bardzo ważne oświadczenie. Nie możemy być powiązani z tym. Są wyjątki, ale nie będę o nich mówić, no bo to, mówię, już by się nam za duża góra lodowa zrobiła. Jak ktoś będzie potrzebować, to proszę zadać pytanie, to ja się do tego odniosę wtedy, natomiast takie oświadczenie musi być. Możemy też wymagać, że no dany wykonawca musi mieć, nie wiem, potencjał osobowy, techniczny, ale jeżeli tego wymagamy, musimy mieć na to potwierdzenie. Dobra, robimy sobie oświadczenie, ale nas kontrola zapyta, na jakiej podstawie uwiarygodniliśmy to oświadczenie, że nam złożył, czyli my chcemy, żeby, nie wiem, ma kapitał osobowy, no to, nie wiem, jakieś takie umowy, które są aktualne, ale bez danych osobowych, żeby to też nie było tak. I w ogóle jeżeli mamy wykonawców, tworzymy sobie dla wykonawców na czas realizacji w ogóle danego zamówienia umowę powierzenia danych osobowych. Powiem z doświadczenia, że jest to wymagane i generalnie WUP nam dał wskazanie, żeby to zrobić, prawda? Dał nam wskazanie. Bo ja miałam oświadczenie o danych osobowych i klauzulę informacyjną, i w ogóle, ale wymagali tego, że jeżeli mamy wykonawców, to oni nam powierzają i powinna być taka umowa powierzenia, czyli kolejny papier do zamówień. Więc bardzo proszę o tym pamiętać. No i to są te zamówienia. No i z wolnej ręki właśnie najważniejsze, żebyśmy pamiętali to, że wykonawca, którego sobie sami znajdziemy, musi nam wypełnić te same dokumenty, gdyby nam składał ofertę normalnie w czasie postępowania. O tym pamiętajmy, żeby to było. No i że nie jest z nami powiązany kapitałowo w żaden sposób i osobowo.

Justyna: A jak obecnie teraz wygląda sytuacja, przyszłość dotacji unijnych na przedszkola i żłobki?

Kasia: No powiem Państwu tak, że z tego, co sobie tam obserwuję tam na EFS-ie naszym i w ogóle na stronie RPO, i na portalach o funduszach, no to mamy projekt tej umowy partnerskiej, którą też możemy opiniować, to proszę o tym pamiętać, możemy to opiniować, że możemy też swoje sugestie dawać, że może zacznę od tej mniej optymistycznej, że no w następnej perspektywie będą środki, ale może być tak, że będą dużo zaostrzone tak naprawdę zasady ubiegania się o środki, że będzie obowiązek włożenia większego wkładu własnego niż jest teraz obowiązujący. Na przykład w projektach żłobkowych jest to osiemdziesiąt pięć i piętnaście, prawda? No w tych projektach społecznych jeszcze mniej jest, bo to jest siedem i coś. To jest bardzo nikły procent wkładu własnego w takich projektach, natomiast z tego, co wiem, mają to nam wziąć i podwyższyć, ten limit wkładu własnego, który musimy włożyć. Ale na umowie partnerskiej na lata 2021-2027 jest przewidziane wsparcie właśnie tej gospodarki naszej, bo to jest tak ładnie tam opisane. Jeżeli Państwo będą chcieli, to mogę przesłać cały dokument do poczytania. Ma sporo stron, no ale jakby ktoś chciał, miał ochotę po prostu się zaznajomić bliżej z perspektywą tą projektową, to mamy przewidziane w rozwoju gospodarki dofinansowania na kształcenie przez całe życie, czyli od tak naprawdę wychowania przedszkolnego po kształcenie ustawiczne, więc będą tutaj prawdopodobnie pojawiać się projekty przedszkolne, ale nie wiem, na jakich zasadach jeszcze. Musimy czekać na definicję. Natomiast też jest ujęte to w tych projektach, że będzie przewidziane dofinansowanie łączenia życia zawodowego z prywatnym, czyli nasze projekty żłobkowe, gdzie grupą docelową, jak już realizujecie swoje projekty z tej osi, dobrze wiecie, nie są dzieci. Dzieci są pośrednią, grupą docelową są rodzice. I tutaj jest przewidziane, żeby zmniejszać to bezrobocie, żeby ich aktywizować, w ogóle, żeby oni mogli powracać po tej przerwie związanej z urodzeniem dziecka, że są opiekunami do lat trzech. Ja myślę, że tutaj się nam pojawią. Sama to obserwuję, sama jestem ciekawa i sama jestem ciekawa tych definicji, ale podchodzę do tego optymistyczne, bo tak naprawdę te obostrzenia według mnie są nawet wskazane. Bo powiem, że będą starać się o nie te jednostki, ci przedsiębiorcy, którzy naprawdę chcą w tym działać, a nie po prostu wszyscy. I potem oni jednak biorą te środki, nie realizują albo realizują błędnie, zabierają te pieniądze tym osobom, które może i by chciały, a się nie dostały, prawda? Więc ja myślę, że tutaj taka selekcja będzie wskazana. Po prostu wiem z tym, jak jeździmy po tych instytucjach pośredniczących i mamy kontakt z różnymi beneficjentami tam, którzy realizują takie projekty na różnych zasadach z nami, historie po prostu z Archiwum X normalnie. Chyba książkę kiedyś na ten temat napiszę po prostu, jak można położyć projekt. Dobra, są jakieś pytania do mnie?

Justyna: Tak, no i tutaj mamy to jedno z pytań, jak panie czujecie, czy będzie Maluch Plus?

Kasia: Wydaje mi się, że tak. Było zagrożenie w tamtym roku, że w ogóle nie pojawi się Maluch Plus 20. I tak był listopad, był grudzień, nic się nie pojawiało i nagle bum, w styczniu, do 10 stycznia musimy składać i moduł czwarty, i moduł trzeci, w ogóle wszystko naraz musimy składać, bo jednak są te pieniądze. I tak myślę, że będzie w tym roku. O Maluchu Plus będę mówić więcej na kolejnym webinarze, w lipcu będę o tym mówić. Będę mówić o module trzecim, czyli dofinansowania na tworzenie nowych miejsc, i będę mówić o module czwartym, z którego też osobiście korzystamy i co też osobiście piszę te wnioski, na bieżące funkcjonowanie moduł czwarty, moduł trzeci na adaptację, czyli takie podobne trochę jak EFS-y, przy czym EFS-y, jak piszę wnioski o dofinansowanie, no bo one są takie złożone i w ogóle, i tutaj takie ten, a te są troszeczkę inne, ale to mówię, będę o tym mówić. No jeżeli macie Państwo jeszcze pytania co do tworzenia wniosków, bo wiem, że pomorskie teraz mocno atakuje żłobkowe, no więc proszę mi zadawać pytania. Jeżeli będę mogła pomóc, to chętnie.

Justyna: Pani Anna nam zadała pytanie, gdzie szukać propozycji takich projektów?

Kasia: Na stronie RPO najczęściej. Już pani powiem dokładnie. Najlepiej sobie wejść w główny portal fundusze europejskie i tam będzie główne, ale też można sobie wejść na RPO swojego województwa i tam pojawiają się harmonogramy. No nie wiem, z jakiego województwa pani jest, bo tak bym to pani sprawdziła i odesłała potem w komentarzu, gdzie sobie tam sprawdzać, bo to jest w harmonogramach. I mamy harmonogramy, no one są cały czas aktualizowane, bo to im się cały czas zmienia. Bo teraz też się pojawiają oszczędności, więc oni będą chcieli wydawać, więc wznawiają nabory, więc warto sobie takie informacje sprawdzać. Bo tak na przykład jak pomorskie teraz ma wznowiony nabór, bo tak naprawdę, jak czytałam o tym, no to wygenerowały się, alokacja im wzrosła no i po prostu muszą zrealizować te środki, bo też sami, te instytucje pośredniczące, nie zrealizują swoich wskaźników. To nie jest tak, że po prostu oni mają dobre serce i w ogóle, tylko oni mają też swoje wskaźniki i muszą je zrealizować, więc podwyższają alokację, jeżeli są oszczędności, więc warto sobie to monitorować. No ja najczęściej, no to korzystam u siebie z małopolskiego właśnie RPO i tam mamy wiadomości, wchodzimy sobie w zakładkę wiadomości, no i tam mamy wszelkie aktualne rzeczy, szkolenia, właśnie wznowienia naborów i w ogóle. Warto to sobie analizować. Mówię, no nieraz też właśnie z innych województw piszą do mnie, że coś tam się im pojawiło, czy mogę im napisać wniosek o dofinansowanie. Pytam się ile mam dni, oni mówią, że dwa, no to ja mówię, no to czterdzieści osiem godzin ogólnie.

Justyna: Co to jest czterdzieści osiem godzin?

Kasia: Więc proszę sobie to sprawdzać. Ewentualnie mówię, odniosę się do tego, tak jakbym wiedziała, z którego pani Ania jest województwa, to mogę tam podesłać coś w komentarzu później.

Justyna: To pani Aniu, proszę nam napisać, to Kasia sprawdzi.

Kasia: No, które województwo, bo to różnią się województwa, więc ja nie jestem w stanie teraz powiedzieć, gdzie szukać, bo wiem, że na tych stronach tak, ale województwa się różnią terminami w ogóle, harmonogramami się różnią, więc jeżeli w województwie wielkopolskim, no na funduszach europejskich nic nie ma. Dobra, sprawdzę tam na tym RPO. Zobaczymy, co tam w trawie piszczy na wielkopolskim, ale nie słyszałam na razie, że wielkopolskie rusza. Wiem, że pomorskie ruszyło, 5.3, i atakuje tam projekty teraz dość mocno, do 30 czerwca. Tak, do 30 czerwca mają składanie. Tak, to jeszcze macie czas na napisanie. Czterdzieści osiem godzin. Jak mam informację, to mówię, atakujcie, no atakujcie. Opolskie.

Justyna: Pani Ania.

Kasia: No dobra, jak już później połączę się, to posprawdzam to.

Justyna: Dobrze, a mamy pytanie od pani Marty. Czy są jakieś projekty unijne dla istniejących przedszkoli publicznych na terenie województwa dolnośląskiego? I czy w tym przypadku również potrzebny jest wkład własny?

Kasia: Tak. Tak, tak, tak. Dla przedszkoli publicznych, ale to jest placówka niepubliczna działająca na prawach publicznych czy to jest, no publiczna z jednostek samorządu terytorialnego? Bo też muszę sprawdzić sobie w regulaminach, prawda? No jeżeli coś się pojawia, to muszę sprawdzić w regulaminie, czy takie dofinansowanie się należy. No nie orientuję się we wszystkich województwach. No jeżeli mam tam prośbę o napisanie projektu, no to wtedy sobie analizuję dany regulamin i podchodzę indywidualnie do projektu.

Justyna: Dobrze, czyli sprawdzimy te województwa, opolskie, dolnośląskie i wielkopolskie.

Kasia: Opolskie, dolnośląskie i wielkopolskie. Dobrze.

Justyna: To może pod naszym wydarzeniem, pod webinarem napiszemy dokładnie.

Kasia: Tak, tak. Poszukam, zobaczę, co tam w trawie piszczy u was. Ja mówię, w małopolskim jest zakończone, na razie nie mamy. Szkoda, bo to było fajne. Ale mówię, może się pojawi po wakacjach jeszcze na jesień, zobaczymy. Aha, to też było.

Justyna: Tak. Czyli na tą chwilę…

Kasia: W województwie mazowieckim dla przedszkoli gminnych, czyli samorządowych. Dobra, będę patrzeć, przeanalizuję wam te strony i jak już będę coś mieć, to wam powstawiam to. A jak wygląda województwo lubelskie? Dobra, to zrobię dla całej Polski, dobra? Będzie szybciej. Dobra, już posprawdzam wszystkie województwa. Zobaczymy, co tam w trawie piszczy.

Justyna: Dobra.

Kasia: No, ale dobra, to chcecie tylko dla przedszkoli czy chcecie też na żłobki? Bo to mówię, teraz cały czas przedszkola, a żłobki to co? Nie chcecie na żłobki? Justyna: Nie ma jeszcze żadnej informacji, ale chyba jak na razie jest tutaj o przedszkolach mowa.

Kasia: No tak, widzę, o przedszkolach. Ej, no nie chcecie żłobków zakładać, a potem nie będzie.

Justyna: Wszyscy mają i prowadzą przedszkola.

Kasia: Przedszkola. Dobrze, jakbyście mieli jeszcze jakieś pytania co do zamówień, co do postępowań, co do przeprowadzania, jakieś tam szczegółowe pytania, no to napiszcie. Najwyżej zrobimy wpis na blogu i po prostu tam bardziej szczegółowo się odniosę do tego. No jeżeli jakoś wam mogę jeszcze pomóc, jeżeli macie pytania też o tworzenie wniosku o dofinansowanie, bo też się kończy już perspektywa, o tak, dla żłobka. To pani Anno, jakie województwo? Czy też chcecie z całej Polski?

Justyna: Nie mamy jeszcze na razie informacji.

Kasia: Dobrze. Jeszcze, jak mówię, no jakbyście mieli pytania co do tworzenia, wiem, że perspektywa się kończy, ale no jeżeli tam by było jeszcze tam z dolnośląskiego i ktoś by chciał zapytać, to proszę pisać. Najwyżej zrobię wpis taki instruktażowy, o czym pamiętać, żeby się nie wyłożyć w pisaniu.

Justyna: Dokładnie.

Kasia: A jak będą nowe perspektywy, no to będę analizować i pewnie tutaj zrobimy sobie też spotkanie, jak wejdzie nam nowa perspektywa, pojawi i też zobaczymy, co nas będzie czekać.

Justyna: Super. W takim razie na dzisiaj bardzo dziękujemy, Kasiu, Tobie za rzetelne informacje.

Kasia: Nie wiem, czy pomogłam, czy nie. Dużo bym mogła gadać po kolei i w ogóle bardzo dużo rzeczy mogłabym omówić. Mówię, mamy pięćdziesiąt minut, ale mówię, jeżeli macie pytania, piszcie na grupie, też macie ją dostępną. I potem macie jeszcze skrypt ode mnie, dwadzieścia jeden stron. Możecie czytać. Justyna: Tak jest. Po dzisiejszym spotkaniu wyślemy dla Państwa, tak jak zawsze, link do nagrania, skrypt, który przygotowała Kasia, oraz po prostu wszystkie informacje, które pojawiły się dzisiaj. Za dzisiaj bardzo dziękujemy. Ja gorąco zapraszam na bloga, ponieważ pojawił się nowy artykuł, artykuł o urlopach wypoczynkowych, między innymi, na jakich zasadach są udzielane urlopy dla nowych nauczycieli, oraz o dokumentacji urlopowej. Ja gorąco też zapraszam na kolejny webinar, czyli dokładnie za tydzień, w czwartek 25 czerwca, o godzinie osiemnastej. I tematem przewodnim tego webinaru będzie RODO. Naszym gościem na tym webinarze będzie radca prawny, pan Wojciech Wawrzak. Także ja gorąco zachęcam już dziś nawet do zadawania pytań, czy to właśnie na naszej grupie „Przedszkola i żłobki – to dziecinnie proste”, czy też nawet w wiadomościach na Facebooku. Serdecznie zapraszam, widzimy się za tydzień, bardzo za dzisiaj dziękujemy. Pozdrawiamy wszystkich bardzo serdecznie. Kasia: Ja jeszcze dwa słowa powiem, że jeszcze w gratisie macie ode mnie stworzony regulamin postępowań. Jeżeli realizujecie projekty, już jesteście na etapie zamówień, a nie mieliście jeszcze kontroli, to macie listy sprawdzające, czy sobie wszystko ujęliście w swoich, że tak powiem, postępowaniach, wszelką dokumentację i protokół z postępowania. Także jeżeli prowadzicie, prowadziliście, chcecie się sprawdzić, tam wszystko będziecie mieli, plus skrypt. Także jeżeli wam to ułatwi, to się będę bardzo cieszyć.

Justyna: Dziękujemy za dzisiaj. Do zobaczenia, miłego wieczoru.

Kasia: Do zobaczenia w lipcu.